Anwendung: Normenverwaltung
Als Beispiel für die Verwaltung vieler Dokumente und dem Anspruch diese in einem Unternehmen zentral zugänglich zu machen, wird im folgenden eine Normenverwaltung beschrieben. Normen werden, wie viele andere Dokumente heutzutage, vorwiegend als PDF-Dokument erworben und müssen dann den Fachabteilungen eines Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.
Aufnahme der Norm
Die Beschaffung von Normen erfolgt im Unternehmen oft über die gleichen Lieferanten wie für die sonstige Literatur, also Bücher, Zeitschriften und Loseblattsammlungen. Handelt es sich dabei allerdings nicht mehr um Printmedien, sondern um elektronische Dokumente, dann versagen die üblichen Verteilungsmechanism, wie beispielsweise Umläufe. Insbesondere für Normen, die von vielen Fachabteilungen benötigt werden und oft über einen sehr langen Zeitraum bereitgestellt werden müssen, bietet sich die Ablage in einem DMS wie SeedDMS an. Hinzu kommt die Verwaltung der Versionen und die Bezüge zu anderen Normen, die SeedDMS ebenfalls verwalten kann.
Die Aufnahme der Norm in SeedDMS erfolgt sinnvollerweise direkt über die Beschaffungsabteilung, die allerdings kaum beurteilen kann, wo die Norm in der Ordnerstruktur des DMS letztlich abgelegt werden soll, weil diese von Fachabteilungen eingerichtet wird. Man wird daher ein Eingangsverzeichnis anlegen, auf das die Beschaffungsabteilung schreibend zugreifen darf. Über eine automatische Benachrichtung kann mit jedem Neueingang die für die Pflege der Normenverwaltung zuständige Person informiert werden. Ihr obliegt es, das Dokument gegebenfalls mit Meta-Daten zu versehen und an den Zielort zu verschieben.
Ablage im DMS
Die Ablage im DMS ist stark von der Unternehmensstruktur und den Anforderungen an eine Normenverwaltung abhängig. SeedDMS bietet hier jedoch genug Mittel, um Normen zu finden und Bezüge zu anderen Normen herzustellen. Durch Dokumentenanhänge können auch Kommentare oder konkrete Anweisungen zur Umsetzung einer Norm hinzugefügt werden.