Neue SeedDMS Erweiterung zum automatischen Mail-Import
Die Archivierung von E-Mails oder die Anbindung eines Dokumenten-Scanners sind oft genannte Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System. Mit einer neu entwickelten SeedDMS-Erweiterung wird dies nun Realität. Die sogenannte Import-Mail Erweiterung kann auf eine oder mehrere Mailboxen zugreifen und die Mails vollständig oder nur deren Anhänge nach SeedDMS importieren. Über den neuen Planer kann dies sogar vollständig automatisiert werden, sodass in regelmäßigen Abständen die Mailboxen auf neue Mails geprüft und diese importiert werden.
Richten Sie Ihren Scanner so ein, dass er die Scans an eine Mail-Adresse schickt, von der SeedDMS diese abholt. Auch jedes andere Dokument können Sie natürlich über diesen Weg nach SeedDMS importieren. Naheliegend sind die Rechnungen Ihrer Geschäftspartner, die per E-Mail eingehen und so direkt im DMS abgelegt werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten der Erweiterung bieten eine Speicherung in unterschieliche Ordnern, und das in Abhängigkeit von Betreff, Absender- oder Empfänger-Adresse. So gelangen die unterschiedlichen Dokumente direkt an die richtige Stelle.
Die Archivierung einer Mail ist ebenfalls vollständig als sogenannte EML-Datei möglich. In Kombination mit der ebenfalls verfügbaren Erweiterung E-Mail-Vorschau, kann eine so archivierte Mail im DMS sogar betrachtet und die Anhänge heruntergeladen werden.